Beleidsplan 2007-2009
1. Inleiding 1.1 Geschiedenis De Vrijzinnige Geloofsgemeenschap afdeling Veenendaal werd officieel in 1906 opgericht voor de duur van 29 jaar onder het motto behoefte aan iets beters, aan iets edelers. Het besluit tot oprichting van de afdeling Veenendaal viel in de algemene vergadering van het landelijke bestuur van de Nederlandse Protestantenbond, waarvan de oprichting dateert uit 1870. De naam van de plaatselijke vereniging luidde De Afdeeling Veenendaal van den Nederlandschen Protestantenbond. Zoals vermeld in de Staatscourant werd op 8 juni 1907 de oprichting bekrachtigd bij een Koninklijk Besluit. In 1961 wordt de vereniging opnieuw opgericht met terugwerkende kracht omdat men in 1935 verzuimde het rechtspersoonschap te verlengen. In 1985 wordt de naam van de vereniging statutair gewijzigd in De Nederlandse Protestantenbond afdeling Veenendaal. In navolging van de naamswisseling van het landelijk bestuur in 1991 wordt in 1993 de naam van de vereniging opnieuw statutair gewijzigd in Vrijzinnige Geloofsgemeenschap NPB afdeling Veenendaal, een naam die tot op heden juridisch nog geldt. 1999 was een cruciaal jaar: de resonansgroep, een enquête gehouden onder de leden en het opgestarte project 2000-2002 gaven nieuwe impulsen voor de vereniging om door te gaan, maar dan op een manier die aansluit bij de eisen van de nieuwe tijd. 1.2 Ontwikkelingen na 2000 In 2000 heeft het toenmalige bestuur een aantal aanbevelingen en richtingen uitgezet tot vernieuwing en de ALV heeft ervoor gekozen om de Vrijzinnige Geloofsgemeenschap NPB voortaan aan te duiden als Open Geloofsgemeenschap. Deze aanbevelingen waren:
In de periode 2000 tot heden hebben de besturen hiermee een aanvang gemaakt, waarbij met name voor de kerntaken commissies werden gerealiseerd. Blijkens evaluaties in 2002-2006 bleek dat de ingeslagen weg, waarin duidelijk afstand is genomen van het concept voorganger, goed begaanbaar is. 1.3 Beleidsplan De vereniging heeft na de ontwikkelingen van 2000-2006 bewust gekozen voor het model besturen met behulp van commissies. Het bestuur onderkent dat dit model getuigt van grote kracht maar tegelijk van grote kwetsbaarheid. De continuïteit van het functioneren van de vereniging stoelt daarom op betrokkenheid en interesse van de leden/donateurs. Het bestuur beseft dat het vanwege deze kwetsbaarheid moet beschikken over inzicht in de kwaliteiten van het potentieel vrijwilligers, zodat tijdig in vervanging kan worden voorzien. Trefwoorden zijn: openheid en vertrouwen. Het bestuur van de Open Geloofsgemeenschap wil daarom de komende jaren mede vormgeven aan de vereniging als zodanig en als professionele vrijwilligersorganisatie en heeft daarom zijn voornemens vastgelegd in een beleidsplan. In dit plan maakt het bestuur kenbaar welke beleidsvoornemens het heeft voor de komende 3 jaar, de wijze waarop het beleid wil voeren en waar de accenten voor procesbeheersing en controle op de beleidsvoornemens zitten. Daarnaast worden de procedures en de interne regels met betrekking tot het planproces aangegeven. De DB-plus vergaderingen kunnen via voorstellen een goede bijdrage leveren voor een kwalitatief gedegen beleidsvoorbereiding, waar nodig fungeren als klankbord en het aandragen van nieuwe ideeën voor een komende planperiode. Voor het verrichten van activiteiten binnen de vereniging zal het bestuur steeds een beroep doen op de betrokkenheid en verantwoordelijkheid van leden en commissies die hun kennis en deskundigheid willen inzetten ten dienste van de vereniging. Van de commissies wordt verwacht dat zij ook zelf initiatief tonen. Speerpunten van het beleid vormen vieringen en andere bijeenkomsten op zondag, pastoraat, PR, informatievoorziening en huisvesting. Het beleidsplan zal ieder jaar worden geactualiseerd met als gevolg dat de planperiode telkens een jaar opschuift. Naast het beleidsplan stelt het bestuur elk jaar een werkplan op. Dit betekent dat het werkplan, bestaande uit activiteiten met financiële onderbouwing en beheersingszaken, onlosmakelijk is gekoppeld aan het vigerende beleidsplan. De randvoorwaarden van het werkplan moeten voldoen aan de statuten en het huishoudelijke reglement. Derhalve vormen het beleidsplan, het werkplan, de statuten en het huishoudelijke reglement samen de ingrediënten voor de cycli plan-, uitvoerings- en beheersingsproces, die de bouwstenen vormen voor verantwoord besturen. Een beleidsplan heeft alleen draagkracht indien er sprake is van voldoende flexibiliteit, transparantie en overzichtelijkheid in het planproces. Om dit enigszins te waarborgen, wordt gekozen voor twee actualisatie-momenten per jaar, namelijk bij het opstellen van de jaarlijkse begrotings- en exploitatieronden. Actualisatie houdt ook in dat de statuten en het huishoudelijke reglement moeten worden beheerd en waar nodig tijdig aangepast. Het vigerende beleidsplan, de statuten en het huishoudelijke reglement zullen voor iedereen ter inzage liggen in het kerkgebouw en worden gepubliceerd op de website van de vereniging.
2. Beleidsvoornemens Het bestuur ziet het in stand houden en zonodig optimaliseren van het functioneren van onze open geloofsgemeenschap als haar centrale opdracht. Het bestuur zal aan de ene kant volop ruimte blijven geven aan de commissies en de leden/donateurs. Aan de andere kant zal de organisatie beheersbaar moeten zijn, om als bestuur de verantwoordelijkheid te kunnen blijven dragen, waarbij de actuele financiële situatie van de vereniging continue aandacht vereist. Terzake van nieuwe of nog op te starten projecten zal het bestuur in overleg met de daarvoor in aanmerking komende commissie(s) waar nodig een plan van aanpak opstellen en in principe hierover in een ALV de goedkeuring verkrijgen alvorens dit project aan te vangen. In deze planperiode zal het bestuur een aanvang maken met het opstellen van meerjarenbegrotingen en werkplannen, waardoor de beheersbaarheid en controleerbaarheid beter worden gewaarborgd. Het bestuur zal nauwlettend de beleidsvoorbereiding van het landelijke bestuur volgen en zonodig hieruit nieuw of aanvullend beleid ontwikkelen. Voor de financiering van activiteiten en projecten zal het bestuur naast het gebruik van de bestemmingsreserveringen van de eigen geloofsgemeenschap ook trachten in aanmerking te komen voor de subsidiemogelijkheden die het landelijke bestuur biedt. a. Bestuur - intern
b. Bestuur t.o.v. commissies
c. Bestuur t.o.v. (actieve) leden
d. Centrale onderwerpen Onderwerpen die o.a. naar voren zijn gekomen tijdens een DB-plus bijeenkomst en die wij als bestuur belangrijk vinden:
3. Commissies en bijzondere projecten Het bestuur werkt zowel voor de beleidsvoorbereiding als voor de uitvoering van het beleid met een aantal commissies. Bij de beleidsvoorbereiding kunnen de commissies een bijdrage geven aan het aandragen van speerpunten bij ontwikkelingen voor nieuw beleid. Voor de uitvoering het beleid, waarmee de commissies grotendeels zijn belast, zal zo veel mogelijk projectmatig worden gewerkt, doch er kan ook sprake zijn van ad hoc opdrachten. Voor een aantal commissies zal het bestuur competenties en functiebeschrijvingen moeten opstellen en deze ook dienen te bewaken. Onderstaand zijn per commissie een aantal aandachtspunten opgenomen. 3.1 Panel van Leden-Voorgangers In tegenstelling tot de meeste andere vrijzinnige geloofsgemeenschappen NPB beschikt onze geloofsgemeenschap niet over een bezoldigd voorganger, die contacten met het landelijke bestuur van de NPB en de verschillende regioafdelingen onderhoudt. De voorgangerstaak met betrekking tot het vrijzinnig geloofsbeleven (vorm en wijze van de zondagse bijeenkomsten, liturgie e.d.) wordt uitgevoerd door professionele vrijwilligers binnen de geloofsgemeenschap, die samen het panel van leden-voorgangers vormen. Hierbij gelden de volgende aandachtspunten:
Voor de bekostiging van het verzorgen van de rites de passage beschikt de vereniging over een geldelijke voorziening. 3.2 Commissie Ontmoetingen De zondagse bijeenkomsten worden ingevuld door kerkdiensten, themadiensten en ontmoetingen. Alleen bij ontmoetingsdiensten, doorgaans geleid door leden van de eigen geloofsgemeenschap, geldt dat de daarmee verbandhoudende onkosten worden vergoed. De ontmoetingsdiensten kunnen geheel naar eigen inzichten worden ingevuld. Voor de waarborging van de kwaliteit is de commissie ontmoetingen in het leven geroepen. Aandachtspunten zijn:
3.3 Commissie Pastoraat Het bestuur acht de te verrichten activiteiten door deze commissie een speerpunt bij uitstek voor het bestaansrecht van de vereniging. Het gaat hierbij ten diepste om aandacht voor de medemens: een luisterend oor en een meelevend hart. In principe een taak waaraan iedereen binnen de geloofsgemeenschap zijn steentje kan bijdragen, maar de commissie onder leiding van een coördinator kan hierin zelfstandig structuur aanbrengen. Voor het goed functioneren hebben de commissieleden geregeld bijscholing nodig. Derhalve beschikt de vereniging voor eventualiteiten over een bestemmingsfonds, waaruit zonodig gelden kunnen worden onttrokken. Bij pastorale zorg gelden de volgende aandachtspunten:
3.4 Commissie PR en Jaarprogramma Voor het goed functioneren en optimale betrokkenheid van haar leden en donateurs van de vrijwilligersorganisatie is openheid en interne informatievoorziening essentieel. Daarnaast is voor de continuïteit zowel interne als externe informatie een vereiste. De taken hiervoor heeft de vereniging neergelegd bij deze commissie:
Aandachtspunten zijn hier:
3.5 Commissie Bouw en Onderhoud De geloofsgemeenschap beschikt over een eigen kerkgebouw, dat veel onderhoud vereist. Het kerkgebouw is gelegen aan de Vijftienmorgen 2 te Veenendaal. Bij een toenemende ledengroei wordt het gebouw te klein om aan de wensen te voorzien. Uitbreiding is theoretisch mogelijk, doch wegens overheidsregelgeving stuit dit op praktische bezwaren. Omzien naar een nieuwe locatie is daarom een voortdurend aandachtspunt. Reservering van gelden voor nieuw onderkomen in de vorm van een bouwfonds is noodzakelijk. De in 2005 geplande dakrenovatie van het NPB-huis zal in 2007 worden gerealiseerd. Voor zover nog gebruik gemaakt zal worden van het kerkgebouw aan de Vijftienmorgen zal deze commissie jaarlijks voorstellen tot onderhouden van dit gebouw aan het bestuur aanreiken en deze ook doen uitvoeren. De uitvoering hiervan geschiedt of in eigen beheer dan wel via uitbesteding. Aandachtspunten:
3.6 Commissie Vorm en Kleur Het onder 3.5 genoemde kerkgebouw dateert van geruime jaren her. Vanwege de in 2000 ingezette ontwikkelingen met betrekking tot de zondagse bijeenkomsten blijken aanpassingen in het kerkgebouw steeds noodzakelijk. Mede gelet op de doordeweekse activiteiten die hierin plaatsvinden, moet dit gebouw multifunctioneel van aard zijn. Voorts worden aan de inrichting van het gebouw, gelet op de tijdgeest en de omgevingsvereisten, hoge eisen gesteld. Veranderingen en vernieuwingen in het functioneren van onze geloofsgemeenschap vragen voortdurend aanpassingen van het interieur en exterieur van het gebouw. De commissie adviseert het bestuur in vorm en kleur bij de keuzes van vernieuwing. Voor de realisatie heeft de vereniging hiervoor een aantal reservefondsen in het leven geroepen. Aandachtspunten zijn:
3.7 Bijzondere projecten Voor bijzondere projecten zijn doorgaans geen commissies aangesteld. Zij vallen rechtstreeks onder het bestuur. Als zodanig zijn aan te merken: a. uitbouwen van de eigen spirituele bibliotheek in het NPB-huis; b. uitbouwen en onderhouden van de eigen website op het internet; c. financiële ondersteuning; d. organiseren van bijeenkomsten en activiteiten waarin vernieuwing centraal staat.
Ad a De geloofsgemeenschap beschikt over een eigen bibliotheek, die jaarlijks wordt uitgebreid en/of geactualiseerd door leden op basis van vrijwilligerswerk De kosten van het aanschaffen van nieuw materiaal worden in de jaarlijkse begroting meegenomen. Ad b Sedert 2001 beschikt de geloofsgemeenschap over een eigen website op het Internet. Hierin worden activiteiten en bijzonderheden over de gemeenschap vermeld. Het onderhoud aan de site geschiedt door leden van de vereniging op basis van vrijwilligerswerk. Aangezien de huidige website in de nabije toekomst vervalt, moet omgezien worden naar een nieuwe. Het is wenselijk dat gestreefd wordt naar aansluiting op een landelijke website. Ad c Er kunnen zich op financieel gebied gevallen voordoen waarin het bestuur een klankbord nodig heeft. Voor het voeren van een adequaat beleid zal het een beroep doen op de leden of donateurs, waarvan verwacht wordt dat deze voldoende onderlegd zijn. Indien zulks nodig is en er geen potentieel beschikbaar is, zal het bestuur hiervoor ondersteuning zoeken bij het landelijke bestuur of extern advies inwinnen. Ad d Hoewel de vereniging relatief klein is, wil ze toch graag een zekere podiumfunctie vervullen. Daarom steunt de vereniging waardevolle initiatieven die misschien niet tot de kerntaak van een geloofsgemeenschap behoren, maar interessant kunnen zijn voor onze doelgroep: de zoekende op spiritueel gebied. Voor alle bijzondere projecten gelden de volgende aandachtspunten:
4. Financieel beleid Het bestuur van de Vrijzinnige Geloofsgemeenschap is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, die het vermogen en resultaat in overeenstemming met de doelstelling van deze vereniging, getrouw dient weer te geven. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en het instandhouden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en het getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten bevatten alsmede het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële vastlegging. De controle hierop vindt plaats door een door de ALV te benoemen roulerende kascommissie. 4.1 Procedures Het bestuur zorgt - veelal op voordracht van een commissie - ervoor dat nieuwe projecten tijdig op de begroting respectievelijk de meerjarenbegroting staan vermeld. Het bestuur stelt de begrotingen op en is daarvoor ook verantwoordelijk. De hiervoor benodigde gelden zullen of in de exploitaties worden opgenomen of zullen worden onttrokken aan de reservefondsen, hierna genoemd de bestemmingsfondsen en voorzieningen. Aangaande begrotingszaken laat het bestuur zich informeren of zoekt haar eigen weg. De jaarbegroting voor de exploitatie geldt als maatstaf voor de meerjarenbegroting. De begroting van het komende exploitatiejaar moet door de ALV worden goedgekeurd. In het najaar van het jaar voorafgaande aan het exploitatiejaar stelt het bestuur hiervoor de begroting op. De definitieve ingrediënten hiervoor moeten tijdig door de commissies worden aangeleverd of worden door cijfermatig materiaal uit de baten en lasten van de afgelopen jaren bepaald. De jaarlijkse begroting behoeft de goedkeuring van de ALV van de vereniging. Indien de vereniging over gelden beschikt, zal het bestuur hieraan bestemmingen geven en daarover een toelichting geven op de ALV. De belangrijkste regels voor het onttrekken van gelden zijn:
Het onderscheid tussen bestemmingen en voorzieningen volgt expliciet uit de volgende voorbeelden:
Voor het verrichten van betalingen tijdens het exploitatiejaar wordt zowel de penningmeester als de voorzitter van het bestuur aangewezen. Voor de controleerbaarheid van de baten en lasten ontvangen alle bestuursleden tijdens de bestuursvergaderingen een uitdraai, waarin de financiële situatie van de vereniging volgtijdig en volledig is aangegeven. De uitdraai bevat de volgende onderdelen:
Bij eventuele controles van de financiële administratie door bestuursleden zal de secretaris zorgdragen voor de nodige schriftelijke vastleggingen. De wijze van beheersing van de activiteiten en de daarbij behorende financiën tijdens de exploitatie neemt het bestuur in een (jaar)werkplan op. Hierbij moeten minimaal de volgende zaken worden opgenomen en nageleefd:
4.2 Beheersbaarheid projecten Voordat projecten kunnen aanvangen is hiervoor in principe de toestemming van de ALV vereist. Het bestuur regelt onderling welke bestuursleden organisatorisch belast zijn met de regie van de aan de commissies opgedragen en uit te voeren projecten en de controle op de uitvoering. De commissies benoemen uit hun midden een contactpersoon die de contacten met de penningmeester onderhoudt over het financiële gedeelte. Voordat een project wordt uitgevoerd, moet een commissie een begrotingsvoorstel opstellen en indienen. Eerst nadat het bestuur deze na toetsing op de begrotingscijfers e.d. heeft goedgekeurd en het bestuur de ALV hierover heeft geraadpleegd, kan het project worden uitgevoerd. Tijdens de bestuursvergaderingen worden zowel organisatorische als financiële zaken besproken en administratief vastgelegd. In voorkomende gevallen kan het bestuur opteren voor budgetteren. Een door de commissie te benoemen projectleider wordt dan verantwoordelijk gesteld voor de beheersing van de financiën en legt bij het bestuur hiervoor verantwoording af. Een commissie zal hierbij de door dit beleidsplan gestelde werkwijze ten aanzien van het financiële beleid in acht moeten nemen.
Frowa Schuitemaker-Hartsema Willy Vinke-Kijlstra Anneke te Loo Cor van Duijvenbode
|